A Nemzetközi Facillitációs Hetek történetében 2022-ben első alkalommal hirdettünk pályázatot cégeknek. Olyan csapatok/szervezetek jelentkezését vártuk, akik profi facilitátor segítségével szerettek volna dolgozni témájukon, aktuális kihívásaikon.

Az alábbi összefoglalóban egyik nyertes pályázónkkal megvalósított rendhagyó felépítésű „demo” workshopba kaphatsz betekintést. Ez esetben ügyfelünk üzleti szférában tevékenykedő, profitorientált nagyvállalat egyik csapata. A workshopot Mokos Kati Qualified Facilitator® facilitálta.

 

Idézet az ügyféltől – miért volt neki hasznos a workshop, mit adott számára a facilitáció?

„Azt hittem, hogy nem fogok meglepődni, minden ismert lesz, de nem így történt. A csoport behozott új szempontot, amire nem gondoltam volna. Arra sem gondoltam, hogy ilyen prioritások fognak előállni.”

 

A helyzet leírása – a feldolgozandó téma ismertetése

A vállalat éves stratégiájának megújítása minden évben különleges feladat és egyben kihívás. A tervezés a felsővezetői körrel együtt workshop keretében történik. A korábbi tapasztalatok azt mutatják, hogy a vezetők aktivitása, bevonódása eltérő szintű, így nem garantált, hogy mindenkinek a nézőpontja megjelenik.

 

A megválaszolandó kérdés – amire választ kerestünk a workshopon

A pályázó csapat szervezeti szinten a stratégia gondozásért felelős, és ebben a minőségében szerettek volna olyan új, facilitációs módszertanokat megismerni, amelyek hozzájárulnak a stratégia megújítás folyamatának eredményesebb tételéhez. A fő kérdés az volt, hogy melyek azok a konkrét facilitációs módszertanok, amelyekkel hatékonyabbá, eredményesebbé és elkötelezőbbé válhat a stratégiaalkotás folyamata?

 

A demo workshop felépítésének ismertetése – a folyamat

A workshopot 8 fővel két óra hosszúságúra terveztük. A rendelkezésre álló idő rövidségét figyelembe véve a résztvevőkkel megegyeztünk abban, hogy a folyamatot demónak tekintjük, elsősorban a módszerekre, a „HOGYAN”-ra koncentrálva, nem annyira a tartalomra.

A check in körben a résztvevők rövid bemutatkozást követően megosztották elvárásaikat a workshoppal kapcsolatban. Tisztáztuk az összejövetel célját és a kereteket. A workshop gerincét a stratégia megújítási folyamat modellezése alkotta, melyre egy ilyen rövid idő alatt is eredményre vezető, nagyon hatékony döntéstámogató módszert, az OPERA-t választottam. (Az OPERA egy betűszó, ahol a betűk jelentése: OWN, PAIR, EXPLAIN, RANK, and ARRANGE.) A munka elkezdése előtt fontos volt tisztázni a víziós mondatot, hogy mindenki biztosan ugyanazt értse alatta. Először egyénileg gondolkodtak a stratégia megújításakor figyelembe veendő szempontokon, majd párokban bővítették a listájukat. A javaslatok ismertetését priorizálás követte. A csoporttal megegyeztünk, hogy a két legtöbb pontot elért témát viszik tovább. A „tárlatmegtekintés” vagy „vernissage” módszerrel két csoportban három szempont (kihívások, megoldások, feltételek) mentén bővebben kidolgozták a kiválasztott két témát, majd értékelték a másik csoport munkáját. Az utolsó lépésben tisztáztuk a felmerült kérdéseket, és pontosítottuk a megfogalmazást, ahol szükséges volt. Tekintve, hogy demóról volt szó így csak az egyik témát vittük végig.

Az utolsó blokkban a résztvevők feltették a „facilitátor” kalapjukat, és reflektáltak az alkalmazott módszertanokra. Átbeszéltük, hogy melyik milyen esetben ajánlott, és tisztáztuk a felmerülő kétségeket is.

A check out részben mindenki elmondta, hogy mit visz magával. A résztvevők külön kiemelték, hogy mindenki bevonódott, jó volt megélni, hogy elmondhatta a véleményét.

„Hasznos volt, hogy az elején egyénileg is gondolkodhattunk.”

„Többet értünk el két óra alatt, mint korábban egy kétnapos elvonulás alatt.”

„Megtapasztaltuk a kérdések erejét.”

„Jó volt a kiscsoportos munka, ahol elmondhattam a véleményemet.”

„Jó volt a külső szem, semleges kérdések vezettek. A facilitátor nem telepedett rá a csoportra, nem akarta átvinni az akaratát.”

 

A workshop eredménye – amit a résztvevők elértek

A saját élmény segített abban, hogy a résztvevők, működés közben” megtapasztalják a facilitációs technikákat, így könnyebben a vállalati környezetre szabhassák a folyamatot, és alkalmazhassák a megélt módszertanokat. Annak ellenére, hogy a HOGYAN-ra koncentráltunk, a jól megfogalmazott kérdéseknek köszönhetően a téma szakmai oldalával is foglalkoztak.

 

 

A facilitátor reflexiója – holisztikusan ránézve a folyamatra mi volt a facilitátor hozzájárulása

A workshop felépítése rendhagyó volt, mert nemcsak én alakultam át trénerré időnként, hanem a résztvevők is kettős szerepben voltak. Egyrészről résztvevői voltak a workshopnak, másrészről pedig időnként feltették a „facilitátori” kalapjukat és elemezték a megtapasztalt facilitációs technikákat.

Egyik legfontosabb megállapítás, ami sorozatosan beigazolódik, hogy a facilitátori szerep mekkora kihívás: semlegesnek maradni egy jól ismert környezetben és témában nehéz feladat. Az idő rövidségéhez jól illeszkedő, az egy óra alatt is eredményt hozó OPERA módszertan és a feszes workshop-vezetés segítette a csoportot a fókuszálásban. A kontextus tisztázása elengedhetetlenül fontos az ötletgyűjtés előtt – lásd a víziós mondat felelevenítése.